Uitleg bij de Amelia boekingssoftware voor evenementen, diensten en afspraken. Ik heb deze grotendeels geconfigureerd voor je, maar het is goed om alles zelf nog even te doorlopen, wellicht wil je nog wat dingen wijzigen. Je vindt hier uitleg over de meest belangrijke instellingen.
Dit is dus geen complete uitleg over hoe je de Amelia plugin in jouw WordPress website plaatst en configureert, dit heb ik voor jou gedaan.
Deze handleiding biedt je handvatten om zelf nog wijzigen aan te brengen en nieuwe diensten, evenementen of afspraken toe te voegen. Daarnaast biedt Amelia telbare opties en mogelijkheden die je wellicht handig vindt en wilt activeren.
Amelia voorziet in uitleg via hun documentatie (in het Engels). Daarnaast is ieder onderdeel in de instellingen van de plugin voorzien van een korte uitleg, klik hiervoor op het icoontje met vraagteken wat achter de betreffende instelling staat.
Via de inhoudsopgave in deze handleiding kun je snel zoeken naar de juiste info.
Kom je er toch niet uit of heb je geen tijd/zin en wil je het aan mij uitbesteden? Stuur me een berichtje en ik zorg dat het in orde komt!
Twee soorten Amelia boekingsmodules: Evenementen kalender & Boekingen agenda
De Amelia software bevat twee soorten boekingsmodules:
1) eentje voor events (evenementen kalender) &
2) eentje voor boekingen, afspraken of reserveringen (boekingen agenda).
De plugin is daardoor geschikt voor enorm veel bedrijven: van kappers en sportscholen tot fotografen en organisatoren van evenementen, workshops en masterclasses. Je zou Amelia zelfs kunnen inzetten als vervanger van afsprakenplanners als Calendly of Tidycal.
Amelia is dus heel flexibel inzetbaar, maar ook zeer customizable. De software bevat heel veel opties die je naar je eigen hand kunt zetten. Ik pas iedere agenda aan de huisstijl van je website aan; qua design (kleuren, lettertypes) en teksten. Waar nodig pas ik zelfs de interface aan, met code.
Daardoor kunnen de boekingsmodules er op websites heel verschillend uitzien.
Hier een voorbeeld van de evenementen kalender

En een voorbeeld van de boekingen agenda

Om je een idee te geven van de flexibiliteit van deze software: diezelfde boekingen agenda van hierboven heb ik op debuitenkantine.com ingezet als alternatief voor de evenementen kalender.
Dat hebben we gedaan omdat we kortingspakketten willen aanbieden waarvan kopers de data later kunnen vastleggen. Dat is een functionaliteit die met de evenementen kalender niet mogelijk is, maar wel met de boekingsmodule.

We gaan hieronder samen verschillende menu items van Amelia doorlopen.
LET OP: Ik doorloop NIET ALLE menu items en configuratie opties, maar de meestgebruikte. Ik heb de belangrijkste instellingen van je plugin namelijk al voor je op orde gemaakt.
Ik raad je aan om vooraf eerst enkele proefboekingen te maken in de opzet die ik voor je heb gemaakt.
Doorloop het hele boekingsproces en kijk of alles duidelijk is en boekingen soepel verlopen:
– Zijn de stappen duidelijk en de formulering van labels, zinnen en uitleg?
– Werken de betalingsopties? (zorg dat Mollie in testmodus staat als je dit doet!)
– Ontvang je na de boeking een e-mail bevestiging en herinneringen?
– Bevatten deze de juiste info en is helder wie de afzender is?
– Ontvang jij / je medewerker(s) een notificatie e-mail met daarin details van de boeking?
– Indien je aparte e-mail marketing software gebruikt en na aankoop een automatisering moet starten: is de flow van berichten fijn en duidelijk? (geef niet te veel info in 1x, zorg voor een fijne, logische follow-up)
Noteer dingen die je wilt veranderen. Hieronder leg ik uit waar je die wijzigingen kunt maken en hoe je dit doet.
Amelia > Instellingen
In de achterkant van je website vind je onder AMELIA > INSTELLINGEN vind je algemene basisinstellingen voor de afspraak/boekingssoftware. Deze items heb ik in grotendeels voor je goed gezet. Doorloop ze om te kijken of je nog dingen moet aanvullen of wijzigen.

Jouw bedrijfsgegevens
Ga eerst naar INSTELLINGEN > BEDRIJF en voer informatie over je bedrijf in.
Werktijden en vrije dagen ingeven voor alle medewerkers
Ga vervolgens naar INSTELLINGEN > WERKTIJDEN EN VERLOFDAGEN voor het ingeven van werktijden en vrije dagen. Met deze instellingen kun je aangeven wanneer je beschikbaar bent voor het boeken van afspraken. Met de knop Pauze toevoegen kun je verschillende werktijdblokken instellen op één dag, zo kun je bijv. lunchtijd inplannen.
Het zijn algemene openingstijden die voor alle medewerkers gelden. Is hier niets voor jou ingesteld door mij? Dan heb je deze functie niet nodig en geven we beschikbaarheid op een andere manier weer.
Weergave agenda tijdslots aanpassen
Onder INSTELLINGEN > ALGEMEEN kun je de beschikbare tijdslots in je agenda aanpassen: ik zet deze standaard op een half uur, waardoor er per half uur een tijdslot geboekt kan worden, dus 09:00, 09:30, 10:00 etc.
Buffertijd, boekingsperiode (hoe ver vooruit kan er geboekt worden) en annulering
Door buffertijd toe te voegen zorg je ervoor dat afspraken niet direct achter elkaar geboekt kunnen worden. Je buffert dus wat extra tijd in per afspraak.
De boekingsperiode geeft weer hoe ver mensen vooruit in de agenda kunnen boeken. Je geeft hier ook of en tot wanneer er geannuleerd kan worden en tot wanneer er geboekt er kan worden.
Activeren kortingscodes, belastingen, meerdere diensten boeken in één boekingsproces
Onder INSTELLINGEN > BETALINGEN kun je o.a. het gebruik van Kortingscodes activeren. Hier activeer je ook of er belastingen van toepassing zijn. Ik geef die belastingen zelf niet in, dus zijn deze van toepassing en moeten ze zichtbaar zijn dan moet je dat nu doen.
Wil je dat mensen meerdere afspraken of diensten kunnen boeken in één keer? Activeer dan de Winkelwagen.
Notificaties bij boekingen & toevoegen van ICS bestand
Onder INSTELLINGEN > NOTIFICATIES vind je enkele algemene instellingen bij boekingen, zoals vanuit welk e-mailadres je boekingsbevestigingen stuurt naar klanten. Je kunt ook interne notificaties laten versturen – per e-mail of SMS – aan jou en/of medewerkers. Je geeft hier in naar welk e-mailadres(sen) en nummers deze notificaties gestuurd moeten worden. De inhoud van die notificaties pas je ergens anders aan, namelijk onder AMELIA > NOTIFICATIES.
Ook kun je bij boekingen een ICS bestand toevoegen aan e-mails naar klanten. Daarmee kunnen ze de afspraak met bijbehorende info met één klik toevoegen aan hun agenda; handig! Vergeet niet het bericht in te geven bij dat ICS bestand, je vult dit eronder in.
Spam beveiliging
Heb je last van spam boekingen, of wil je dit voorkomen? Activeer dan ReCaptcha en koppel deze aan de aparte Gmail die je voor de bouw van je site hebt aangemaakt.
Je Google of Outlook agenda koppelen, Zoom integratie en Google Meet
Je koppelt Amelia aan je zakelijke agenda onder INSTELLINGEN > INTEGRATIES. Je vindt er verschillende tabbladen, eentje per integratie.
Meer gedetailleerde uitleg met de verschillende stappen vind je op de site van Amelia (Engelstalig maar met video & afbeeldingen).
Hier de link naar uitleg over koppeling van je Google agenda
Uitleg over Google Meet koppeling
Hier uitleg over koppeling van je Outlook agenda
En de uitleg voor Zoom integratie
De persoonlijke login omgeving van klanten en medewerkers
Amelia > Diensten

De diensten die je aanbiedt bewerken (of dienst toevoegen)
Onder AMELIA > DIENSTEN vind je de diensten waarvan je wil dat mensen ze kunnen boeken. Dit doe je voor zowel de Evenementen kalender als voor de Afspraken kalender. Het verschil tussen die kalenders leg ik hier uit.
Bovenaan zie je drie tabbladen: Diensten, Pakketten en Hulpmiddelen. Het menu item opent op Diensten.
Wanneer je een nieuwe dienst wil toevoegen moet je eerst een categorie voor de nieuwe dienst aanmaken.
Voor een personal trainer kunnen dat bijvoorbeeld de volgende categorieën zijn:
– Training
– Advies
– Voeding
– Etc.
In het voorbeeld hierboven zijn dat de twee soorten activiteiten die De Buitenkantine aanbiedt:
1) zwemmen met de zwemclub en
2) hardlopen met Up & Running
(Korting)pakketten aanbieden
In het tweede tabblad (AMELIA > DIENSTEN > TABBLAD PAKKETTEN) vind je de pakketten die je aanbiedt, dat kan bijvoorbeeld een kortingspakket zijn waarop meerdere trainingen of activiteiten samen gekocht kunnen worden aan kortingsprijs.
Klik op ‘bewerk’ om de pakket info & prijs aan te passen.

Vervolgens ga je gecreëerde diensten beschikbaar maken.
Dat doe je ofwel onder AMELIA > EVENTS (wanneer je de evenementen kalender inzet) ofwel via AMELIA > MEDEWERKERS (wanneer je diensten beschikbaar stelt en mensen deze kunnen boeken via de Afspraken agenda).
Diensten beschikbaar maken in de Evenementen kalender
Ga naar AMELIA > EVENTS.
Selecteer links bovenaan de juiste periode om je reeds geplande evenementen in te kunnen zien. Via de ‘bewerk’ optie kun je een evenement openen, info toevoegen en het event dupliceren.
Wanneer je op bewerken klikt, opent een zij-venster waarin je het event kunt bewerken. De event info bevindt zich in verschillende tabbladen (Details, Prijzen, Aanpassen, Instellingen).
LET OP: Er zijn twee manieren om nieuwe data in te plannen voor eenzelfde evenement.
- Dupliceer altijd om een nieuwe datum toe te voegen voor eenzelfde event, zo blijft de zichtbare info eenduidig en ben je snel klaar!
Zorg wel dat je terugkerende evenementen op tijd inplant zodat je het evenement kan dupliceren en deze niet verdwijnt (events met data in het verleden zijn niet meer zichtbaar). - Op het eerste tabblad (Details) vind je ook een ‘dit is een terugkerend event’ checkbox. Wanneer ik jouw evenement heb klaargezet en deze niet heb aangevinkt, dan is het de bedoeling dat je het evenement dupliceert. Hier kunnen diverse redenen voor zijn – afhankelijk van hoe we de Evenementen kalender inzetten voor jouw bedrijf.
Let op dat je voor het toevoegen van een nieuw soort evenement (dienst) eerst een categorie moet aanmaken.

Diensten beschikbaar maken in de Boekingen agenda
Je Boekingen agenda is gekoppeld aan een of meerdere medewerkers. Iedere medewerker kan zijn/haar beschikbaarheid ingeven voor een bepaalde dienst, de zichtbare tijdslots in de agenda zijn hieraan gekoppeld.
Ben je een personal trainer of kapperszaak met meerdere kappers dan kun je op die manier de agenda goed beheren zonder dat er dubbele boekingen gemaakt kunnen worden.
De Boekingen agenda inzetten als Evenementen kalender
De Boekingen agenda kan ook op andere manieren worden ingezet, bijvoorbeeld als alternatieve evenementen kalender.
De gekoppelde medewerker is dan de organisator van het event en onder die medewerker (organisator) worden dan uitsluitend de data ingegeven waarop het event plaatsvindt.
Die data geef je weer onder AMELIA > MEDEWERKERS Klik de ‘medewerker’ (organisator) aan en geef de data in onder het tabblad ‘Speciale dagen’. Ook hier kun je simpelweg een eerder ingegeven ‘speciale dag’ dupliceren om snel en consistent een nieuw evenementen datum toe te voegen.
Nogmaals: WP Amelia is super flexibel, dus heb ik deze instellingen voor jou anders geconfigureerd, hou die dan aan!

Extra vragen stellen tijdens boekingsproces
Standaard wordt tijdens het boekingsproces gevraagd naar:
- de voornaam
- achternaam
- e-mailadres
en – indien zodanig geconfigureerd:
- het aantal personen
- telefoonnummer boeker
Wil je graag meer weten? Je kunt extra vragen toevoegen. Dat doe je onder AMELIA > AANGEPASTE VELDEN.
Tijdens het aanmaken van de vraag geef je aan aan welke soort boeking deze gekoppeld moet worden.
Bevestiging e-mail en herinnering versturen
Na een boeking verstuurt Amelia direct een e-mail bevestiging. Die e-mail maak je zelf op.
Je kunt daarbij gebruik maken van dynamische velden. Zo’n dynamisch veld wordt voorzien van de persoonlijke gegevens van de boeker, bijvoorbeeld de voornaam of starttijd van het geboekte evenement. Op die manier kun je het berichten template dus – per persoon – personaliseren en voorzien van relevante, persoonlijke boekingsinfo.
Je kunt ook een herinneringsmail laten versturen, 1 dag voorafgaand aan het geboekte moment. Wil je meer herinneringen of follow-up e-mails versturen? Dan kan dat via koppeling met e-mail marketing software zoals MailerLite of MailBlue (ActiveCampaign).
STAP 1: Schrijf de berichten flow uit
Schrijf de boodschappen reeks eerst eens voor jezelf uit op papier of in een Google Doc die je plaatst in onze gedeelde map. Doe dit voordat je de templates ter bevestiging en herinnering gaat maken in Amelia en je e-mail marketing software.
Schrijf uit welke info jouw boeker direct moet ontvangen, dit is e-mail 1.
Schrijf vervolgens uit wat er in een herinnering (of meerdere herinneringen) moet komen te staan en wat in je follow-up bericht. Denk na wanneer je deze precies wilt verzenden.
Voorbeeld e-mail reeks
De flow van je e-mail reeks zou bijvoorbeeld als volgt eruit kunnen zien:
- E-mail 1: bevestiging e-mail met alle info van boeking op een rij.
- E-mail 2: herinnering, 1 dag voor aanvang evenement of afspraak, om 09:00 ’s ochtends.
- E-mail 3: follow-up e-mail, 1 uur na afloop van evenement of afspraak, waarin je vraagt naar de ervaring en vraagt om een review.
Deze berichten kun je allemaal in Amelia maken, je hebt dus geen externe e-mail marketing software nodig.
STAP 2: schrijf de inhoud uit
Schrijf vervolgens de inhoud van de e-mails uit. Hou het kort, en denk na wanneer je welke info stuurt (zodat je niet steeds dezelfde, ellenlange e-mail verstuurt ter bevestiging en herinnering).
Voorbeeld inhoud e-mail template
Onderwerp: afspraakbevestiging: {naam dienst} op {datum} om {tijdstip start afspraak}
Beste {voornaam},
Hierbij een bevestiging van je afspraak met {voornaam medewerker} op {datum} om {tijdstip start afspraak}.
Je wordt 5 minuten voorafgaand aan de afspraak verwacht op {locatie}. Hier word je ontvangen door ons team met een kopje koffie of thee.
Parkeren kan op het nabijgelegen parkeerterrein De Blauwhof. We zijn goed bereikbaar met de bus 32 en 44, halte Blauwhof.
Tot snel,
Rosalie, De Blauwhof.
LET OP: Kosteloos annuleren kan tot 48 uur voorafgaand aan de afspraak. Annuleer je binnen 48 uur, dan brengen wij de afspraak volledig in rekening.
STAP 3: Maak de e-mail notificaties aan in Amelia
Ga naar AMELIA > NOTIFICATIES > tabblad E-mail notificaties. Hier kun je de verschillende e-mail notificaties activeren en deactiveren.
Ze zijn onderverdeeld o.b.v. het soort boekingsmodule:
- Afspraak Notificaties betreft notificaties voor de Boekingen Agenda.
- Event Notificaties betreft notificaties voor de Evenementen kalender.
Vink aan welke je nodig hebt. Voor onze voorbeeld e-mail reeks hierboven vinken we aan:
- Afspraak goedgekeurd / Event geboekt
- Afspraak herinnering volgende dag / Event herinnering volgende dag (naast de Onderwerpsregel geef je aan op welk tijdstip de e-mail verzonden moet worden; 1 dag vooraf.
- Afspraak opvolging / Event follow-up (naast de Onderwerpsregel geef je aan hoeveel uur na afloop deze e-mail verzonden moet worden).
Alle beschikbare dynamische velden in Amelia
Klik op Toon E-mail Placeholders om alle dynamische velden in te zien die je kunt gebruiken in je bevestigingsbericht.
Je vindt deze in AMELIA > NOTIFICATIES > klik op de blauwe linktekst rechtsboven: ‘</>Toon E-mail Placeholders’

Loop je toch nog ergens vast? Stuur me een bericht en ik breng het op orde voor je!